Certificatele de stare civilă se eliberează persoanelor îndreptăţite, odată cu întocmirea unui act în registrele de stare civilă - de naştere, căsătorie ori deces  - sau ulterior pe baza cererii depuse de titular sau alte persoane îndreptăţite.

Prin sintagma "alte persoane îndreptăţite", în înţelesul legii, sunt asimilaţi:

1. părinţii copilului în vârstă de până la 14 ani
2. soţul supravieţuitor ori descendenţii persoanei decedate
3. reprezentanţii legali, în cazul: celor puşi sub interdicţie,  persoanelor netransportabile, internate în unităţi sanitare şi centre de servicii sociale.
   

Persoanele care au domiciliul în alte localităţi, din România, decât cele în care sunt păstrate registrele de stare civilă şi nu se pot deplasa personal pentru a obţine certificatele de stare civilă pot depune cererea la primăria în raza căreia îşi au domiciliul ori reşedinţa, indicând primăria unde se găseşte actul respectiv şi datele de stare civilă, pentru identificarea acestuia.

În toate cazurile cetăţenii interesaţi să obţină înscrisuri referitoare la înregistrări de stare civilă vor trebui să aibă asupra lor act de identitate valabil.

Persoanei îndreptăţite i se eliberează, la cerere, un nou certificat.

Cererea trebuie să cuprindă, în mod amănunţit, împrejurările în care vechiul certificat a fost pierdut, furat sau distrus, respectiv precizarea că certificatul iniţial se depune pentru preschimbare.

Cui se eliberează certificat de stare civilă, duplicat

1. de naştere,
2. de căsătorie,
3. de deces,

1.  Certificatul de naştere se eliberează titularului actului

• pentru minorii sub 14 ani, certificatul de naştere se  eliberează părintelui; 
• pentru minorii, cu vârsta între 14 şi 18 ani, certificatul de naştere se eliberează la cererea acestora şi în prezenţa unuia dintre părinţi ori a reprezentantului legal, în cazul în care nu au avut niciodata emis act de identitate;
• pentru persoana majoră (18 ani) certificatul de naştere se eliberează acestuia sau persoanei împuternicite de aceasta cu procură specială;
• certificatele de naştere se pot elibera şi altor persoane împuternicite, de către titular:
• prin procură specială autentificată la notar (după caz - simplă/ cu apostille/ supralegalizat - funcţie de ţara în care a fost întocmită);
• prin delegaţie avocaţială.

2. Certificatul de căsătorie se poate elibera unuia dintre soţi sau, la cerere, ambilor soţi

• certificatele de căsătorie se pot elibera şi altor persoane împuternicite, de către unul dintre soţi: 

1. prin procură specială autentificată la notar (după caz - simplă/ cu apostille/ supralegalizat - funcţie de ţara în care a fost întocmită) şi prin delegaţie avocaţială;
2. pentru soţul supravieţuitor sau, în caz de divorţ, pentru motive întemeiate, se pot elibera certificate de căsătorie, cu menţiunea corespunzătoare de - încetare a căsătoriei prin decesul soţului/ desfacere a căsătoriei prin divorţ.

3. Certificatul de deces se eliberează membrilor familiei sau altor persoane îndreptăţite, ori cu aprobarea primarului mun. Oradea, altor persoane care justifica un interes legitim.

•           certificatele de deces se pot elibera : 

                                  -  persoanelor împuternicite prin procură specială autentificată la notar (după caz-simplă/aposilă/supralegalizata- în funcţie de ţara în care a fost

                                      întocmită);

                                  -  avocaţilor împuterniciţi de persoanele îndreptăţite să primească certificate de deces, în baza împuternicirii avocaţiale emise cu respectarea  

                                     prevederilor Legii nr. 51/1995 pentru organizarea şi exercitarea profesiei de avocat, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

Dovada stării civile

• este un înscris, sub forma unei scrisori, adresat solicitantului, care atestă existenţa unei înregistrări în evidenţele de stare civilă

Persoanele care nu deţin, pe seama unor rude, decedate, certificate de stare civilă, dar au nevoie de înscrisuri privind înregistrarea naşterii ori căsătoriei aparţinătorilor (dovada rudeniei fiind necesară), pot solicita dovada stării civile.

Dovada stării civile se eliberează, la cerere, pentru a atesta statutul unei persoane de - necăsătorit, divorţat, văduv, etc, care serveşte titularului pentru încheierea căsătoriei în străinătate.

Extrasele de stare civilă, pentru uz oficial,

• atestă înregistrarea de stare civilă precum şi istoricul modificărilor intervenite în statutul civil al titularilor
• se eliberează la cererea scrisă a D.G.E.P., S.P.C.L.E.P., S.P.C.J.E.P., D.G.P., A.N.C, , instanţelor judecătoreşti, a parchetelor sau a poliţiei, a oficiilor de stare civilă din cadrul primăriilor, D.G.A.S.P.C., notarilor publici şi a  executorilor judecătoreşti.