( denumit în continuare – S.P.C.L.E.P.) este constituit în temeiul art. 1 alin. 1 din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 372/2002, precum şi în conformitate cu dispoziţiile din H.G. 2104/2004 pentru aprobarea Metodologiei privind criteriile de dimensionare a numărului de funcţii din aparatul serviciilor publice comunitare de evidenţă a persoanelor, constituirea patrimoniului şi managementul resurselor umane, financiare şi materiale se organizează şi funcţionează sub autoritatea Consiliului Local al Municipiului Oradea (denumit în continuare – C.L.M.O.) la nivel de serviciu, fără personalitate juridică.

Art. 2. (1) Obiectivul principal al Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea este acela de a exercita competenţele ce îi sunt date prin lege pentru punerea în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează activitatea de evidenţă a persoanelor şi stare civilă pentru asigurarea unui serviciu public de calitate în beneficiul cetăţenilor.

Activitatea acestui serviciu public se desfăşoară în interesul legitim al persoanei şi al comunităţii, în sprijinul instituţiilor şi autorităţilor statului, pe baza şi în exercitarea legii.
Obiectivele specifice ale S.P.C.L.E.P. Oradea sunt următoarele :
1. eficientizarea tuturor activităţilor desfăşurate în domeniul de evidenţă a persoanelor şi stare civilă, pentru realizarea interesului public;
2. diversificarea serviciilor on-line asigurate prin portalul propriu www.evp- oradea.ro;
3. creşterea nivelului de încredere al cetăţenilor în serviciile oferite;
4. formarea continuă a personalului propriu prin participarea la programe organizate în acest sens;
5. punerea în aplicare într-o concepţie unitară, a tuturor prevederilor legale din domeniul evidenţei persoanelor şi stării civile pentru creşterea calităţii serviciilor oferite, identificarea neregulilor şi stabilirea măsurilor de eliminare a acestora;
6. îndeplinirea în condiţiile şi la termenele stabilite a obiectivelor şi a indicatorilor de performanţă.

Art. 3. (1) În vederea îndeplinirii atribuţiilor, Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea este constituit ca structură fără personalitate juridică, în subordinea Consiliului Local al Municipiului Oradea.

Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea are în componenţă următoarele structuri organizatorico-funcţionale: Compartimentul de Evidenţă a Persoanelor şi Compartimentul de Stare Civilă.
Serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor are atribuţii pe linie de:

evidenţă a persoanelor şi eliberarea actelor de identitate;
stare civilă;
informatică;
analiză-sinteză, secretariat şi relaţii publice.

Art. 4. Atribuţiile principale ale Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea sunt următoarele:
1. întocmeşte, ţine evidenţa şi eliberează certificate de stare civilă şi acte de identitate;
2. înregistrează actele şi faptele de stare civilă, precum şi menţiunile şi modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul şi reşedinţa persoanei, în condiţiile legii;
3. întocmeşte şi păstrează registrele de stare civilă, în condiţiile legii;
4. la solicitarea instanţelor, efectuează verificări cu privire la anularea, completarea, ori modificarea actelor de stare civilă, declararea dispariţiei sau a morţii pe cale judecătorească şi înregistrarea tardivă a naşterii;
5. primeşte cererile de înscriere de menţiuni cu privire la modificările intervenite în străinătate, în statutul civil al persoanei, determinate de divorţ, adopţie, schimbare de nume şi /sau prenume, precum şi documentele ce susţin cererile respective, pe care le înaintează Serviciului Public Comunitar Judeţean de Evidenţă a Persoanelor Bihor, în vederea avizării înscrierii menţiunilor corespunzătoare sau, după caz, a emiterii aprobării;
6. primeşte cererile de rectificare a actelor de stare civilă şi efectuează verificări pentru stabilirea cu exactitate a erorilor depistate în cuprinsul actelor de stare civilă sau a menţiunilor înscrise pe acestea, întocmesc documentaţia şi referatul cu propuneri de aprobare sau respingere şi le înaintează Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor a judeţului Bihor, pentru aviz prealabil, în vederea emiterii dispoziţiei de aprobare/respingere/de rectificare de către primarul unităţii administrativ-teritoriale competente;
7. întocmeşte, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă şi orice menţiuni efectuate pe actele de stare civilă, în condiţiile legii;
8. înscrie sau transcrie actele de stare civilă ale cetăţenilor români întocmite de autorităţile străine în Registrele de stare civilă române în condiţiile legii;
9. furnizează, în cadrul Sistemului Naţional Informatic de Evidenţă a Persoanelor, date necesare pentru actualizarea Registrului Naţional de Evidenţă a Persoanelor;
10. furnizează, în condiţiile legii, la solicitarea autorităţilor şi instituţiilor publice centrale, judeţene şi locale, agenţilor economici ori a cetăţenilor, datele de identificare şi de adresă ale persoanei;
11. actualizează, utilizează şi valorifică Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor (R.N.E.P.), care conţine datele de identificare şi adresele cetăţenilor care au domiciliul în raza de competenţă teritorială a serviciului public comunitar respectiv;
12. constată contravenţii şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii;
13. primeşte cererile şi documentele necesare în vederea eliberării actelor de identitate;
14. ţine registrele de evidenţă pentru fiecare categorie de documente eliberate;
15. îndeplineşte alte atribuţii stabilite prin reglementările legale în materie, în sarcina sa.

CAPITOLUL II

PATRIMONIUL ŞI FINANŢELE SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR AL MUNICIPIULUI ORADEA

Art. 5. Patrimoniul Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea format din bunuri mobile şi imobile, face parte din patrimoniul municipiului Oradea şi este loc de folosinţă distinct.

Art. 6. Finanţarea cheltuielilor curente şi de capital ale Serviciului de Evidenţă a Persoanelor al municipiului Oradea se asigură din prevederi bugetare Capitolul 54.02.10.

Art. 7. (1) Veniturile obţinute din activitatea Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea sunt venituri ale bugetului local, în condiţiile prevăzute de lege.

(2) Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea poate primi donaţii şi sponsorizări, în condiţiile prevăzute de lege.

Art. 8. Angajarea şi efectuarea cheltuielilor din creditele bugetare aprobate în buget, se aprobă de către ordonatorul principal de credite şi se efectuează numai cu viza prealabilă de control financiar preventiv intern, care atestă respectarea condiţiilor legale, încadrarea în creditele bugetare aprobate şi destinaţia acestora. Ordonatorul principal de credite este Primarul municipiului Oradea.

Art. 9. (1) Dotarea minimă a Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea se stabileşte de Consiliul Local al municipiului Oradea prin adoptarea unei hotărâri în acest sens, cu avizul prealabil al D.G.E.P. Bucureşti, ţinând seama de normativele privind necesarul minim de dotări, prevăzute de lege.

(2) Necesarul minim de dotări cu materiale şi alte bunuri destinate desfăşurării activităţii Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea, se stabileşte în mod unitar, la nivelul ţării, prin normativele elaborate de D.G.E.P.- Bucureşti.

CAPITOLUL III

ORGANIZAREA SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR AL MUNICIPIULUI ORADEA

Art. 10. Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea este alcătuit din două compartimente:

Compartimentul de Evidenţă a Persoanelor;
Compartimentul de Stare Civilă.

Art. 11. Numărul de posturi, natura acestora, condiţiile de încadrare şi nivelul de salarizare sunt cele stabilite prin Organigramă şi Statul de funcţii aprobate de Consiliul Local al Municipiului Oradea şi cele prevăzute de actele normative în materie.

Art. 12. (1) Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea prin Compartimentul de Evidenţă a Persoanelor deserveşte populaţia Municipiului Oradea, precum şi populaţia din 11 comune limitrofe arondate, până când acestea îşi vor constitui servicii proprii.

(2) Comunele arondate sunt următoarele: Biharia, Cetariu, Copăcel, Hidişelu de Sus, Lăzăreni, Nojorid, Oşorhei, Paleu, Sântandrei, Tămăşeu, Ineu;

Art. 13. Organele de conducere, coordonare şi control ale Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea sunt următoarele:

Consiliul Local al Municipiului Oradea;
Primarul Municipiului Oradea;
Direcţia de Evidenţă a Persoanelor a Judeţului Bihor;
Direcţia Generală pentru Evidenţa Persoanelor Bucureşti;

Art. 14. Consiliul Local al Municipiului Oradea aprobă următoarele:
1. Regulamentul de Organizare şi Funcţionare al Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea, precum şi modificarea şi completarea acestuia, cu avizul D.G.E.P. Bucureşti;
2. Structura organizatorică a Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea – organigrama, statul de funcţii, numărul de personal şi planul de ocupare al funcţiilor publice – cu avizul D.G.E.P. Bucureşti;
3. Numirea şi eliberarea din funcţie a şefului de serviciu al Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea, cu avizul
  
  D.G.E.P. Bucureşti;
4. Strategia şi obiectivele Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea, pe termen scurt, mediu şi lung în materia evidenţei persoanelor.

Art. 15. Primarul Municipiului Oradea are următoarele competenţe:

aprobă fişa postului, îndatoririle şi împuternicirile şefului serviciului, în condiţiile legii;
aprobă şi promovează proiecte de hotărâri în Consiliul Local al Municipiului Oradea pentru Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea;
emite dispoziţii de resortul Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea, în aplicarea legii şi a hotărârilor C.L.M.O.

Art. 16. În îndeplinirea prerogativelor cu care este investit, Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea cooperează şi colaborează cu celelalte structuri ale Consiliului Local al Municipiului Oradea, ale Ministerului Afacerilor Interne, Consiliului Judeţean Bihor, Prefecturii Judeţului Bihor pe probleme de interes comun, precum şi cu alte autorităţi publice, agenţi economici, asociaţii şi fundaţii şi cu persoane fizice, potrivit legii.

Art. 17. (1) Sediul Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea este în Oradea, Piaţa Unirii nr. 1, iar punctul de lucru al Compartimentului de Evidenţă a Persoanelor este în municipiului Oradea, Str. Republicii nr. 24, judeţului Bihor;

(2) Sediul poate fi schimbat la o altă adresă, în municipiul Oradea, prin hotărâre a

C.L.M.O.

Art. 18. Antetul documentelor şi corespondenţei Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea va avea următorul conţinut: ,, România, Consiliul Local al Municipiului Oradea, Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor,,.

Art. 19. Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea dispune de ştampilă proprie, de formă rotundă cu următorul conţinut: ,,România, Consiliul Local al Municipiului Oradea, Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor,, Art. 20. Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea cuprinde funcţionari publici – cărora le sunt aplicabile dispoziţiile O.U.G. nr. 57/2019 privind Codul administrativ, actualizată;

Art. 21. Angajarea, promovarea şi evaluarea activităţii personalului, se realizează în conformitate cu dispoziţiile legale aplicabile.

Art. 22. Funcţiile din structura organizatorică a Serviciului se clasifică astfel:

funcţii publice;
1. după nivelul funcţiei publice:
  
  a1) funcţii publice de conducere (şef serviciu); a2) funcţii publice de execuţie (consilier, referent);
2. după nivelul studiilor absolvite:
  
  b1) funcţii publice de clasa I în care pot fi încadrate de personal cu studii superioare de lungă durată, absolvite cu diplomă de licenţă sau echivalentă;
  
  b2) funcţii publice de clasa a III-a care pot fi ocupate de personal cu studii liceale absolvite cu diplomă de bacalaureat;
  
  Art. 23. (1) Funcţionarii publici vor fi numiţi în funcţii publice pe o perioadă nedeterminată cu excepţia cazurilor de suspendare a raporturilor de serviciu, perioadă pe care sunt numiţi funcţionari publici pe durată determinată, în condiţiile legii.
  1. Funcţiile publice vacante vor fi ocupate prin: concurs, modificarea raporturilor de serviciu, redistribuire sau alte modalităţi prevăzute expres de O.U.G. nr. 57/2019 privind Codul administrativ, actualizată.
    
    CAPITOLUL IV
    
    MANAGEMENTUL SERVICIUL PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR AL MUNICIPIULUI ORADEA
    
    Art. 24. (1) Conducerea curentă a Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea este asigurată de un şef serviciu.
    1. Şeful Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea, este numit sau eliberat din funcţie prin hotărâre a Consiliului Local, în condiţiile legii cu avizul D.G.E.P. Bucureşti, în conformitate cu prevederile art. 9 alin. (2) din Metodologia aprobată prin H.G. nr. 2104/2004, actualizată.
    2. Şeful Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea are următoarele atribuţii:
      1. conduce, coordonează şi controlează întreaga activitate a Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea;
      2. răspunde de administrarea legală şi eficientă a întregului patrimoniu al Municipiului Oradea dat în folosinţă Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea;
      3. fundamentează cheltuielile aferente exerciţiului bugetar pe care îl predă compartimentului de specialitate din cadrul aparatului de specialitate al primarului, respectiv Direcţiei Economice;
      4. dispune orice alte măsuri privind activitatea curentă a serviciului, în condiţiile legii, ale avizelor D.G.E.P. Bucureşti, a hotărârilor Consiliului Local al Municipiului Oradea şi a dispoziţiilor Primarului Municipiului Oradea;
      5. reprezintă Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea în relaţiile cu terţii şi semnează actele care angajează Municipiul Oradea alături de
        
        ordonatorul principal de credite, pe baza şi în limitele legilor, a avizelor D.G.E.P. Bucureşti, a hotărârilor C.L.M.O. şi a dispoziţiilor Primarului Municipiului Oradea;
      6. propune primarului împuternicirea, prin dispoziţie, a unor funcţionari publici din cadrul personalului instituţiei, de a constata contravenţiile şi de a aplica sancţiunile, în conformitate cu prevederile legale;
      7. şeful serviciului poate să delege din atribuţiile sale;
      8. şeful Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea exercită orice alte atribuţii care îi revin conform prevederilor legale în materie;
      9. şeful Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea răspunde, potrivit legii, în faţa Primarului şi a Consiliului Local al Municipiului Oradea de întreaga activitate pe care o desfăşoară;
        
        Art. 25. Şeful Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea programează, organizează, coodonează şi controlează activitatea personalului din subordine.
        
        Art. 26. Activitatea desfăşurată de către structurile Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea, în scopul realizării atribuţiilor, are la bază relaţii de autoritate (ierarhice, funcţionale, de coordonare, de control şi de cooperare) potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare compartiment în parte.
        
        Art. 27. (1) Relaţiile de autoritate ierarhice se stabilesc între şeful serviciului, şi compartimentele subordonate în scopul organizării, menţinerii şi perfecţionării stării de funcţionalitate a sistemului.
        
        Art. 28. În cadrul Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea se stabilesc relaţii de colaborare pentru îndeplinirea sarcinilor specifice şi în vederea integrării obiectivelor în ansamblul serviciului.
        
        Art. 29. La nivelul Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea, activitatea de coordonare şi control este realizată de către şefului serviciului.
        
        Art. 30. Conducerea serviciului este exercitată de şeful de serviciu iar în lipsa acestuia de către un funcţionar desemnat în acest scop.
        
        CAPITOLUL V
        
        ATRIBUŢIILE STRUCTURILOR ORGANIZATORICO- FUNCŢIONALE
        
        ATRIBUŢII PE LINIE DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR ŞI ELIBERAREA ACTELOR DE IDENTITATE
        
        Art. 31. (1) COMPARTIMENTUL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR este un departament funcţional din cadrul structurii organizatorice a Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea subordonat şefului de serviciu; Coordonarea compartimentului este exercitată de către un funcţionar public, desemnat în acest scop.
        
        (2) Compartimentul răspunde de activitatea de evidenţă a persoanelor, care reprezintă ansamblul operaţiunilor realizate pentru înregistrarea şi actualizarea datelor cu caracter personal ale cetăţenilor români, necesare în vederea cunoaşterii populaţiei, mişcării acesteia, comunicării de date şi informaţii autorităţilor şi instituţiilor publice, persoanelor fizice şi juridice interesate, precum şi pentru eliberarea documentelor necesare cetăţenilor români în relaţiile cu statul, cu persoanele fizice şi juridice. Personalul angajat răspunde de cunoaşterea şi aplicarea legislaţiei specifice domeniului de activitate.
  2. Atribuţii şi competenţe:

Personalul Compartimentului de Evidenţă a Persoanelor desfăşoară următoarele activităţi:

1. asigură activitatea de eliberare a cărţii de identitate simple, a cărţii electronice de identitate, a cărţii de identitate provizorii şi a dovezii de reşedinţă, sens în care completează în sistem informatic cererea de emitere a cărţii de identitate simple şi cărţii de identitate electronice şi o prezintă solicitantului pentru verificarea datelor înscrise şi semnarea acesteia;
2. înregistrează toate cererile în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru;
3. desfăşoară activităţi de punere în legalitate a persoanelor cu acte de identitate ca urmare a stabilirii domiciliului din străinătate în România sau ca urmare a dobândirii/redobândirii cetăţeniei române;
4. eliberează acte de identitate persoanelor internate în unităţile sanitare şi de protecţie socială, precum şi celor aflate în arestul unităţilor de poliţie ori în unităţile de detenţie din zona de responsabilitate;
5. înregistrează toate cererile, în registrele corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate cu prevederile metodologiei de lucru;
6. verifică datele de identificare ale solicitantului în R.N.E.P. (Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor), în funcţie de cele declarate pe cerere şi documentele prezentate de acesta;
7. identifică solicitantul prin compararea fizionomiei acestuia cu fotografia din actul de identitate pe care îl deţine şi cu imaginea din R.N.E.P. sau cu o fotografie de dată recentă dintr-un alt document emis de instituţii sau autorităţi publice, precum paşaport sau permis de conducere, pe care acesta trebuie să îl prezinte, în cazul în care actul de identitate a fost pierdut, furat, deteriorat sau distrus, iar în R.N.E.P. nu se regăseşte imaginea acestuia;
8. solicită efectuarea de verificări, în teren, de către lucrătorii poliţiei naţionale, pentru definitivarea identificării, atunci când există suspiciuni cu privire la identitatea solicitantului sau atunci când solicitantul nu poate prezenta un act încheiat în condiţii de validitate prevăzute de legislaţia română în vigoare, privind titlul locativ sau după caz documentul eliberat de autoritatea administraţiei publice locale;
9. verifică documentele prezentate de solicitant pentru a stabili dacă sunt îndeplinite condiţiile legale; în situaţia în care dovada adresei de domiciliu se realizează cu un extras de carte funciară, se verifică validitatea acestuia prin introducerea codului de identificare în interfaţa de preluare a cererii;
10. identifică – pe baza menţiunilor operative – persoanele urmărite, cele cu interdicţia prezenţei în anumite localităţi şi anunţă unităţile de poliţie în vederea luării măsurilor legale ce se impun;
11. solicită şefului serviciului public sau persoanei desemnate avizarea cererii înainte de actualizarea datelor în R.N.E.P.;
12. la înmânarea noului act de identitate, solicită documentul de identitate lăsat în posesia titularului, pe care îl anulează şi îl restituie acestuia; în situaţia în care persoana nu mai deţine documentul respectiv, i se solicită o declaraţie din care să rezulte motivul pentru care nu îl poate prezenta;
13. verifică persoana în R.N.E.P. şi în R.N.E.P.S. (Registrul Naţional de Evidenţă a Paşapoartelor Simple) pentru a se asigura că nu are eventuale alerte şi/sau cerere de stabilire a domiciliului în străinătate;
14. verifică datele personalizate pe cartea de identitate simplă/cartea electronică de identitate, cartea de identitate provizorie şi o înmânează titularului sau, după caz, reprezentantului legal, persoanei împuternicite sau desemnate de solicitant ori
  
  poliţistului, care semnează de primire pe cererea pentru eliberarea actului de identitate;
15. în cazul în care semnarea cererii de către solicitant nu este posibilă, se face menţiune despre aceasta pe cerere de către lucrătorul de evidenţă;
16. deserveşte prin staţia mobilă cele 11 comune limitrofe arondate Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea (Hidişelu de Sus, Lăzăreni, Tămăşeu, Biharia, Nojorid, Sântandrei, Paleu, Cetariu, Oşorhei, Copăcel şi Ineu);
17. desfăşoară activităţi de primire, examinare şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor în domeniul de evidenţa persoanelor;
18. preia cererile privind încetarea valabilităţii menţiunii de stabilire a domiciliului, desfăşoară activităţile prevăzute de procedură şi efectuează în R.N.E.P. menţiunea corespunzătoare anulării şi cea privind necesitatea reţinerii documentului de identitate;
19. pentru îndeplinirea întocmai a atribuţiilor şi sarcinilor de serviciu, răspunde de aplicarea dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de evidenţă a persoanelor;
20. întocmeşte situaţiile statistice, sintezele ce conţin activităţile desfăşurate lunar, trimestrial şi anual, în cadrul biroului;
21. răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei specifice;
22. îndeplineşte şi alte atribuţii dispuse, în limita legii, de conducerea serviciului;

ATRIBUŢII PE LINIE DE STARE CIVILĂ

Art. 32. (1) Compartimentul de Stare Civilă este un departament funcţional din cadrul structurii organizatorice a Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea subordonat şefului de serviciu; Coordonarea compartimentului este exercitată de către un funcţionar public, desemnat în acest scop. Compartimentul răspunde de activitatea de stare civilă care reprezintă dreptul persoanei de a se individualiza, în familie şi societate, prin calităţile strict personale care decurg din actele şi faptele de stare civilă.

(2) Atribuţii şi competenţe:

întocmeşte, la cerere sau din oficiu, în sistem informatic şi pe suport de hârtie potrivit legii, acte de naştere, de căsătorie şi de deces şi eliberează gratuit certificatele doveditoare/ extrasele multilingve;
înscrie menţiuni, în condiţiile legii şi a metodologiilor, pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimite comunicări de menţiuni pentru înscriere în registre, exemplarul I sau II, după caz;
înscrie sau transcrie actele de stare civilă ale cetăţenilor români , în condiţiile legii;
întocmeşte, completează, rectifică, anulează sau reconstituie actele de stare civilă, precum şi orice menţiuni făcute pe actele de stare civilă şi pe actele de identitate, în condiţiile legii;
primeşte cererile de înscriere de menţiuni cu privire la modificările intervenite în străinătate, în statutul civil al persoanei, determinate de divorţ, adopţie, schimbare de nume şi/sau prenume, precum şi documentele ce susţin cererile respective, pe care le înaintează Serviciului Public Comunitar Judeţean de Evidenţă a Persoanelor Bihor în vederea avizării înscrierii menţiunilor corespunzătoare sau, după caz, a emiterii aprobării;
eliberează gratuit, la cererea autorităţilor publice, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, precum şi fotocopii ale documentelor aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996 a Arhivelor Naţionale, actualizată, precum şi ale Regulametului (UE) 2016/679.
pentru îndeplinirea întocmai a atribuţiilor şi sarcinilor din competenţă, răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linie de stare civilă;
1. răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în formulare;
2. trimite, structurilor de evidenţă a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P., la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, în termen de 10 zile de la data întocmirii actului de stare civilă sau a modificărilor intervenite în statutul civil, comunicări nominale pentru născuţi vii, cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al cetăţenilor români; colţurile actelelor de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile de pierdere din care rezultă că persoanele decedate nu au avut act de identitate se trimit la structura de evidenţă a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P. la care este arondată unitatea administrativ-teritorială care a înregistrat decesul.
3. trimite centrelor militare, până la data de 5 (cinci) ale lunii următoare înregistrării decesului, livretul militar sau adeverinţa de recrutare a persoanei supuse obligaţiilor militare;
4. întocmeşte buletinele statistice de naştere, de căsătorie şi de deces, în conformitate cu normele Institutului Naţional de Statistică pe care le trimite lunar Direcţiei Judeţene de Statistică Bihor;
5. ia măsuri de păstrare în condiţii corespunzătoare a registrelor şi certificatelor de stare civilă pentru a evita deteriorarea sau dispariţia acestora;
6. atribuie codul numeric personal (CNP), pe baza listelor de coduri precalculate, pe care le arhivează şi le păstrează în condiţii depline de securitate;
7. propune anual, necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare şi cerneală specială, pentru anul următor şi îl comunică Serviciului Public Comunitar Judeţean de Evidenţă a Persoanelor Bihor, spre aprobare;
8. se îngrijeşte de reconstituirea prin copiere a registrelor de stare civilă pierdute ori distruse – parţial sau total – după exemplarul existent certificând exactitatea datelor înscrise;
9. ia măsuri de reconstituire sau întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, în cazurile prevăzute de lege;
10. înaintează Serviciul Public Comunitar Judeţean de Evidenţă a Persoanelor Bihor, exemplarul II al registrului de stare civilă, în termen de 5 zile, de la încheierea controlului anual asupra activităţii ofiţerilor de stare civilă efectuat de către structurile de stare civilă din cadrul D.E.P. Bihor.;
11. sesizează imediat Serviciul Public Comunitar Judeţean de Evidenţă a Persoanelor Bihor, în cazul dispariţiei unor documente de stare civilă cu regim special;
12. primeşte cererile şi efectuează verificări cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativă şi transcrierea certificatelor / extraselor de stare civilă procurate în străinătate întocmeşte referatul cu propunere de aprobare sau respingere pe care îl înaintează împreună cu toată documentaţia în vederea obţinerii dispoziţiei de schimbare a numelui/ avizului conform al Serviciului Public Comunitar Judeţean de Evidenţă a Persoanelor Bihor;
13. primeşte cererile de rectificare a actelor de stare civilă şi efectuează verificări pentru stabilirea cu exactitate a erorilor depistate în cuprinsul actelor de stare civilă sau a menţiunilor înscrise pe acestea, întocmeşte documentaţia şi referatul cu propuneri de aprobare sau respingere şi le înaintează Serviciului Public Comunitar Judeţean de Evidenţă a Persoanelor Bihor, pentru avizare prealabilă, în vederea emiterii dispoziţiei de aprobare/respingere de rectificare de către primar;
14. la solicitarea instanţelor judecătoreşti efectuează verificări cu privire la anularea, completarea ori modificarea actelor de stare civilă, declararea dispariţiei sau a morţii pe cale judecătorească;
15. desfăşoară activităţi de primire, examinare, evidenţă şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor in domeniul de stare civilă;
16. asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu unităţile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative şi de calitate a sarcinilor comune ce revin în temeiul legii;
17. eliberează, la cererea persoanelor fizice îndreptăţite, certificate care să ateste componenţa familiei, necesare reîntregirii familiei aflate în străinătate;

aa)primeşte cererile de divorţ pe cale administrativă însoţite de documentele necesare, şi solicită prin intermediul structurii de stare civilă din cadrul Serviciului Public Comunitar

Judeţean de Evidenţă a Persoanelor Bihor, alocarea din Registrul unic al certificatelor de divorţ, a numărului certificatului de divorţ, care urmează a fi înscris pe aceasta;

formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru;
întocmeşte situaţiile statistice, sintezele ce conţin activităţile desfăşurate lunar, trimestrial şi anual, în cadrul Compartimentului de Evidenţă a Persoanelor al municipiului Oradea, precum şi procesele-verbale de scădere din gestiune;
răspunde de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi păstrare a arhivei;
execută acţiuni şi controale, cu personalul propriu sau în colaborare cu formaţiunile de ordine publică, în unităţile sanitare şi de protecţie socială, în vederea depistării persoanelor a căror naştere nu a fost înregistrată în registrele de stare civilă şi a persoanelor cu identitate necunoscută;
colaborează cu formaţiunile de poliţie pentru identificarea unor cavadre şi persoane cu identitate necunoscută, precum şi a părinţilor copiilor abandonaţi;
pentru îndeplinirea întocmai a atribuţiilor şi sarcinilor din competenţă, răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de stare civilă;
primeşte cererile pentru înregistrarea tardivă a naşterii sau a naşterii produse în străinătate şi neînregistrată la autorităţile străine sau înregistrată cu date nereale şi întocmeşte referatul cu verificările prevăzute de lege;

îndeplineşte şi alte atribuţii, stabilite de conducerea serviciului în limita legii.

ATRIBUŢII PE LINIE INFORMATICĂ

Art. 33. Atribuţiile pe linie infomatică a S.P.C.L.E.P. Oradea sunt realizate de către Compartimentul de Evidenţă a Persoanelor, după cum urmează:
1. actualizează Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor cu datele privind persoana fizică în baza comunicărilor înaintate de ministere şi alte autorităţi ale administraţiei publice centrale şi locale, precum şi a documentelor prezentate de cetăţeni cu ocazia soluţionării cererilor acestora;
2. preia în Registrul Naţional de Evidenţă a Persoanelor datele privind persoana fizică în baza comunicărilor nominale pentru născuţi vii, cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al persoanelor în vârstă de 0-14 ani, precum şi actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut acte de identitate;
3. preia imaginea facială, semnătura olografă şi, după caz, imaginea impresiunilor papilare a două degete;
4. scanează copiile documentelor prezentate în vederea constituirii mapei electronice;
5. aplică procedura de activare a suportului de activare electronică a cărţii electronice de identitate;
6. efectuează, în R.N.E.P., modificările, corecţiile şi actualizările care se impun, potrivit datelor din documentele prezentate;
7. primeşte de la structurile judeţene teritoriale ale D.G.E.P. cărţile de identitate simple şi cărţile electronice de identitate produse;
8. completează cererile titularilor cu datele privind seria şi numărul actului de identitate;
9. efectuează în R.N.E.P. menţiunea privind data înmânării actului de identitate;
10. clarifică neconcordanţele dintre nomenclatorul arterelor de circulaţie şi situaţia din teren, respectiv din documentele cetăţenilor;
11. evidenţiază incidentele de hard-soft şi de aplicaţie;
12. la solicitarea unor persoane fizice sau juridice furnizează sau verifică date cu caracter personal din R.N.E.P. ;
13. actualizează menţiunile operative referitoare la arestul la domiciliu şi controlul judiciar;
14. execută activităţi pentru întreţinerea preventivă a echipamentelor din dotare, prin grija Compartimentului Administrare Infrastructură IT din cadrul aparatului de specialitate a Primarului municipiului Oradea;
15. colaborează cu Primarul municipiului Oradea în vederea actualizării listelor electorale permanente;
16. administrează reţeaua şi domeniul sistemului informatic local pe probleme de competenţa serviciului public comunitar local prin grija Compartimentului Administrare Infrastructură IT din cadrul aparatului de specialitate a Primarului municipiului Oradea;
17. participă la operaţii de instalare a sistemelor de operare a software-ului de bază şi de aplicaţie pe echipamentele de calcul care compun sistemul informatic local şi participă la depanarea şi repunerea în funcţiune a echipamentelor de calcul, împreună cu specialiştii firmei care asigură asistenţa tehnică în cadrul contractelor de service al echipamentelor de calcul, de comunicaţie şi software;
18. asigură protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi ia măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate;
19. rezolvă erorile din baza de date, constatate cu ocazia unor verificări sau semnalate de alţi utilizatori;
20. desfăşoară activităţi pentru administrarea reţelei locale de calculatoare, precum şi a utilizatorilor la nivel de sistem de operare (parole, drepturi de acces, etc) cu sprijinul B.J.A.B.D.E.P. (Biroului Judeţean de Administrare a Bazelor de Date privind Evidenţa Persoanelor Bihor);
21. execută alte sarcini stabilite, în limita legii, de conducerea serviciului;

ATRIBUŢII PE LINIE DE ANALIZĂ-SINTEZĂ, SECRETARIAT ŞI RELAŢII CU PUBLICUL

Art. 34. În domeniul analiză-sinteză, secretariat şi relaţii cu publicul, Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea are următoarele principale atribuţii:

primeşte, înregistrează în registrele serviciului şi ţine evidenţa ordinelor, dispoziţiilor, instrucţiunilor, regulamentelor, ştampilelor şi sigiliilor, asigurând repartizarea lor în cadrul serviciului;
verifică modul în care se aplică dispoziţiile legale cu privire la apărarea secretului de serviciu, modul de manipulare şi de păstrare a documentelor secrete;
asigură înregistrarea în registrele serviciului a intrării/ieşirii tuturor documentelor şi clasarea acestora în vederea arhivării ;
repartizează corespondenţa şi o predă după executarea operaţiunilor de înregistrare în registrele special destinate;
expediază corespondenţa, întocmeşte plicurile ce urmează a fi expediate, borderourile de expediţie şi le predă Serviciului de Relaţii cu Publicul din cadrul aparatului de specialitate al Primarului municipiului Oradea;
asigură primirea şi înregistrarea petiţiilor la nivelul serviciului şi urmăreşte rezolvarea acestora în termenul legal;
organizează şi desfăşoară activitatea de primire în audienţă a cetăţenilor de către şeful serviciului sau funcţionarul desemnat;
centralizează principalii indicatori realizaţi, verifică modul de îndeplinire a sarcinilor propuse şi întocmeşte sintezele, situaţiile comparative şi analizele activităţilor desfăşurate periodic;
transmite serviciului public comunitar judeţean de evidenţă a persoanelor, sintezele şi analizele întocmite;
asigură constituirea fondului arhivistic al serviciului, din documentele rezultate din activitatea de profil;
desfăşoară activităţi de primire, evidenţă, examinare şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor în legătură cu activitatea desfăşurată de către angajaţii serviciului public S.P.C.L.E.P.
primeşte solicitările privind informaţiile de interes public şi asigură soluţionarea acestora în conformitate cu prevederile Legii nr. 544/2001, actualizată.

CAPITOLUL VI

DISPOZIŢIILE FINALE

Art. 35. (1) Atribuţiile şefului de servciu, şi a funcţiilor de execuţie, sunt prevăzute în fişele postului.
1. În raport cu modificările intervenite în structura sau activitatea instituţiei, fişele posturilor funcţionarilor publici vor fi reactualizate, cu aprobarea şefului serviciului.
2. Fişa postului şefului de serviciu va fi actualizată cu aprobarea Primarului.

Art. 36. Pe baza extraselor din prezentul regulament, şeful serviciului întocmeşte fişele posturilor pentru toate funcţiile din structură, care se aprobă în condiţiile legii.

Art. 37. Direcţia Juridică din cadrul aparatului de specialitate al Primarului municipiului Oradea va asigura asistenţa juridică şi reprezentarea intereselor Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea în justiţie.

Art. 38. (1) Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea îşi va organiza arhiva proprie operativă, pe care o va păstra în conformitate cu prevederile legale.

Organizarea şi asigurarea întreţinerii, exploatării şi selecţionarii fondului arhivistic neoperativ constituit la nivelul serviciului, în conformitate cu dispoziţiile legale în materie, va fi asigurată de către Serviciul Relaţii cu Publicul din cadrul aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Oradea.
Atribuţiile referitoare la primirea, înregistrarea şi expedierea corespondenţei

sunt exercitate de către Serviciul Relaţii cu Publicul din cadrul aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Oradea.

Art. 39. Atribuţiile referitoare la activitatea economică şi administrativă sunt exercitate de către Direcţia Economică din cadrul aparatului de specialiate al Primarului Municipiului Oradea.

Art. 40. Atribuţiile referitoare la resurse umane, salarizare, securitatea şi sănătatea în muncă sunt exercitate de către Serviciului Resurse Umane din cadrul aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Oradea.

Art. 41. Atribuţiile referitoare la P.S.I. sunt exercitate de către Compartimentul Protecţie Civilă, P.S.I., Sănătate şi Securitate în Muncă din cadrul aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Oradea.

Art. 42. Atribuţiile referitoare la achiziţii publice sunt exercitate de către Serviciul de Achiziţii Publice din cadrul apartului de specialitate al Primarului Municipiului Oradea.

Art. 43. Atribuţiile S.P.C.L.E.P. referitoare la componenta informatică sunt exercitate de către Compartimentul Administrare Infrastructură IT din cadrul aparatului de specialitate a Primarului Municipiului Oradea;

Art. 44. Evaluarea interdependentă şi obiectivă a activităţii desfăşurate de către S.P.C.L.E.P. pentru îndeplinirea obiectivelor stabilite, inclusiv evaluarea sistemului de control intern managerial este efectuată de către Compartimentul Audit Public Intern din cadrul aparatului de specialitate al primarului, în conformitate cu Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice.

Art. 45. (1) Personalul Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea este obligat:

să cunoască şi să respecte prevederile prezentului Regulament;
să manifeste grijă, disciplină, iniţiativă şi o bună colaborare la îndeplinirea sarcinilor specifice;
să răspundă personal pentru conţinutul, forma şi legalitatea actelor şi materialelor scrise, pe care le întocmesc în cadrul competenţelor pe care le au;
să asigure confidenţialitatea actelor şi informaţiilor instituţiei, în conformitate cu prevederile legale în materie.

(2) Personalul Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea răspunde de întreaga activitate pe care o desfăşoară în faţa şefului serviciului.

Art. 46. Măsurile de răspundere disciplinară şi materială se aplică potrivit prevederilor legale în vigoare.

Art. 47. Prevederile prezentului Regulament se completează, de drept, cu prevederile actelor normative care reglementează activitatea de evidenţa persoanelor şi starea civilă.

Art. 48. Modificările şi completările prezentului Regulament se vor realiza prin Hotărâre a Consiliului Local al Municipiului Oradea, cu avizul prealabil al D.G.E.P. – Bucureşti.

CUPRINS:

Capitolul I

Dispoziţii generale. pag.2-4

Capitolul II

Patrimoniul şi finanţele Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea pag.4 – 5

Capitolul III

Organizarea Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea pag.5 - 8

Capitolul IV

Managementul Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea pag.8 - 9

Capitolul V

Atribuţiile structurilor organizatorico-funcţionale. pag.10 - 17

Capitolul VI

Dispoziţii finale pag.18 - 19

ROMÂNIA

CONSILIUL LOCAL AL MUNICIPIULUI ORADEA

SERVICIUL PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENŢĂ A PERSOANELOR AL MUNICIPIULUI ORADEA

CAPITOLUL I

Art. 1. Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor al Municipiului Oradea